Digitale Manufaktur für bürgernahe Stadtentwicklung

Organisationsentwicklung: Die Zukunft der Stadtverwaltung

Die Stadt Aschaffenburg will mit dem Projekt „Organisationsentwicklung OE“ ihre Verwaltung moderner und digitaler, effizienter und bürgerorientierter ausrichten. Diese Initiative, die mit dem Stadtratsbeschluss vom 19.07.2021 gestartet wurde, macht unsere Stadtverwaltung zukunftssicher und stellt gleichermaßen die Bedürfnisse der Bürger*innen und Mitarbeitenden noch mehr in den Mittelpunkt. Mit klarem Ziel vor Augen werden Prozesse auf den Prüfstand gestellt und verbessert, digitale Technologien eingeführt und Arbeitsplätze attraktiver gestaltet. Doch was steckt dahinter?

Warum OE notwendig ist

„Die Stadtverwaltung steht vor großen Herausforderungen. Zunehmende Krisen erfordern auch für die Verwaltung Resilienz und Effizienz“, erklärt Bürgermeister Eric Leiderer, verantwortlich für das Referat Digitalstrategie, Personalmanagement und Stadtgeschichte. Der demografische Wandel mit einer älter werdenden Belegschaft und sinkenden Bewerberzahlen verstärkt den Druck ebenso wie ein sich änderndes Werteverständnis in der Arbeitswelt. Bis 2032 wird die Stadt voraussichtlich 50 Prozent ihrer Mitarbeitenden verlieren – eine dramatische Entwicklung, die eine strategische Personalplanung unerlässlich macht. „Und nicht zuletzt geht mit dem Ausscheiden der Mitarbeitenden wertvolles Wissen verloren, dem wir mit einem gezielten ‚Wissensmanagement‘ begegnen wollen“, sagt Eric Leiderer.

Auch die Digitalisierung setzt enorme Transformationsprozesse voraus und bringt erheblichen Veränderungsdruck mit sich. Obwohl Aschaffenburg mit über 150 Online-Diensten eine Vorreiterrolle einnimmt, reicht es nicht aus, diese Dienste nur technisch weiterzuentwickeln. „Es geht darum, die dahinterliegenden Prozesse so zu gestalten, dass sie innovativ, effizient und sowohl für Bürger*innen als auch Mitarbeitende Mehrwert schaffen“, ergänzt Eric Leiderer.

Digitalisierung neu denken

OE hat das Ziel, alle Verwaltungsabläufe grundlegend zu hinterfragen. Die Prozesse sollen effizienter gestaltet und ämterübergreifend digitalisiert werden. Der Fokus liegt dabei nicht nur auf technischer Umsetzung, sondern vor allem auf der Frage, welches Ergebnis erreicht werden soll und wie der Weg dorthin aussieht. Das fördert eine verschlankte Verwaltung, die Synergien nutzt und Ressourcen spart.

Strategischer Ansatz

OE verfolgt einen klar strukturierten, partizipativen Ansatz. Die Mitarbeitenden stehen im Mittelpunkt der Transformation: ihre Ideen, ihr Wissen und Engagement bilden die Grundlage für neue, moderne Arbeitsstrukturen. „Unterstützt wurde der Prozess von der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt), die alle Bereiche der Verwaltung – nicht zuletzt in Workshops, durch Umfragen und im Dialog mit der Belegschaft – untersucht hat“, sagt Leiderer. Auf Basis dieser Analysen wurden Handlungsempfehlungen abgeleitet und Modernisierungsprojekte gestartet:

• Referatsbezogene und amtsinterne Handlungsempfehlungen werden von den jeweiligen Referaten und Ämtern pragmatisch und selbstorganisiert umgesetzt. Hier sorgten viele kleinere Sofortmaßnahmen für Qick-Wins (schnelle Erfolge).
• Referatsübergreifende, die ganze Stadtverwaltung betreffenden Handlungsempfehlungen, werden ab 2025 umgesetzt.

Attraktive Arbeitsplätze schaffen

Eine moderne Stadtverwaltung muss ein attraktiver Arbeitgeber sein. Mit der Organisationsentwicklung stellt sich Aschaffenburg auf den Wertewandel in der Arbeitswelt ein: Diversität, Work-Life-Balance und respektvolle Arbeitsbedingungen gewinnen an Bedeutung. Gleichzeitig werden Arbeitsplätze durch Digitalisierung entlastet und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden gesteigert.

Vorteile für die Bürger*innen

Die Bürger*innen profitieren direkt von der Organisationsentwicklung: Digitale und transparente Dienstleistungen, schnellere Bearbeitungszeiten und eine bürgernahe Verwaltung erhöhen die Lebensqualität. Gleichzeitig wird die Stadt durch die Modernisierung ihrer Verwaltung als Wirtschaftsstandort gestärkt.

Ein Blick in die Zukunft

Mit der Organisationsentwicklung wurde ein wichtiger Modernisierungsprozess angestoßen. „Besonders hervorheben möchte ich die Entwicklung eines Selbstverständnisses durch die Mitarbeitenden, das unsere Werte und die Art, wie wir zusammenarbeiten, beschreibt“, sagt Eric Leiderer.

Die Organisationsentwicklung ist weit mehr als nur ein Projekt, sondern ein langfristiger Prozess zur Transformation der Stadtverwaltung. Es geht darum, Aschaffenburg fit für die Zukunft zu machen und den vielfältigen Herausforderungen des 21. Jahrhunderts zu begegnen – nicht zuletzt, um sowohl die Stadtgesellschaft besser zu unterstützen und die Mitarbeitenden der Verwaltung zu entlasten. Die Organisationsentwicklung markiert den Beginn einer neuen Ära für die Stadt Aschaffenburg.

Wir halten Sie auf dem Laufenden über den Fortschritt und wie Aschaffenburg die Transformation hin zu einer nachhaltigen, digitalen und zukunftssicheren Stadtverwaltung erreicht!

Mehr Informationen finden Sie auf der städtischen Homepage: https://www.aschaffenburg.de/Aktuelles/Organisationsentwicklung/DE_index_7189.html