10.000 Fuß: Fokussiertes Arbeiten im digitalen Dschungel

Vor wenigen Monaten hat die Stadt Aschaffenburg ein neues Projektmanagement-Tool eingeführt. Thilo Vormwald, Sachgebietsleiter Neubau im Tiefbauamt, gibt einen persönlichen Einblick, wie ein solches Tool die tägliche Arbeit im Team verbessern kann. 

Oftmals braucht es nicht viel, um Prozesse zu optimieren. Meist reicht eine kleine, wohldosierte Portion Mut und der Wille, etwas verändern zu wollen. Das Tiefbauamt der Stadt Aschaffenburg als technisches Fachamt bespielt schon sehr lange dieses digitale Parkett. In unserem Werkzeugkasten befanden sich schon immer neuste Hardware und ein ganzes Arsenal an hochwertigen Tools, um alle erdenklichen Aufgaben damit lösen zu können.

Auf dem Weg zur Glückseligkeit sind wir dennoch recht oft ins Straucheln gekommen. Eigentlich sind wir über unsere eigenen Füße gestolpert, weil es einfach zu viele Richtungen gab, in die wir gleichzeitig liefen. Unsere Kommunikation führten wir mit E-Mails via Outlook – und wurden doch fast von der täglichen Last unbearbeiteter Nachrichten im Posteingang erdrückt.

Von Toyota haben wir uns abgeschaut, was es heißt, Prozessketten agil zu steuern. Meistertask war unser Stern am Horizont, ein modernes Kanban-System zur Verwaltung unserer Daten – wieder eine Schatzkammer mehr, in der wir unsere wertvollen Informationen ablegen konnten und ein weiterer Ort zum Suchen.

Nun ist es nicht so, dass wir kein gut strukturiertes, serverbasiertes Ablagesystem besessen hätten. Aus den eigenen Reihen heraus entwickelt und über Jahre wie ein guter alter Whiskey gereift – und doch wurde unsere so mühsam errichtetet Kathedrale durch den Einheitsaktenplan, an dessen Existenz niemand mehr so richtig glaubte, in seinen Grundfesten erschüttert.

Auf der Suche nach digitalem Halt starteten wir unser Abenteuer mit Microsoft Teams. Letztendlich gab uns der fehlende Datenschutz den Dolchstoß und hinterließ viele Fragen und Unmut. So langsam kam die Mannschaft aus dem Gleichtritt. Erste Stimmen wurden laut, mahnten zur Umkehr. Wir legten eine Stoppstelle ein, sortierten unsere Gedanken neu und führten Stackfield ein. Damit agierten wir weise. Hier stehen wir nun auf 10.000 Fuß und sind mächtig stolz auf uns, jeder auf sich und alle aufs Team.

E-Mails finden seitdem nur noch selten den Weg ins eigene Postfach, die meisten kommen noch von externen Sendern, aber da arbeiten wir dran. Wir konnten unsere komplette amtsinterne Kommunikation nach Stackfield portieren – und plötzlich gelingt auch die Dokumentation wie von Zauberhand. Daten werden transparent verwaltet, Aufgaben, bekommen Zuständigkeiten und Fristen und bleiben auf ihrem gesamten Weg für alle sichtbar, jeder ist informiert. Teams finden sich, werden nicht mehr gesucht. Läuft im Tiefbauamt…

Wir treffen uns regelmäßig, tauschen uns aus. Die Mitarbeiter werden abgeholt. Prozesse werden gemeinsam optimiert. Ich bin so stolz auf mein Team, das diesen Weg mit mir geht. Wie weit wir mit Stackfield laufen, werde ich oft gefragt. Ich weiß es nicht. Aber ich weiß, dass wir an Ämtergrenzen keinen Halt machen werden und dass es sich lohnt, Mut und Neugier als Tugend zu besitzen.