E-Government allgemein

Was ist E-Government? Die Definition bei Wikipedia lautet wie folgt:

Unter E-Government (von (en) Electronic Government, (de) E-Regierung, selten eGovernment) versteht man die Vereinfachung, Durchführung und Unterstützung von Prozessen zur Information, Kommunikation und Transaktion innerhalb und zwischen staatlichen, kommunalen und sonstigen behördlichen Institutionen sowie zwischen diesen Institutionen und Bürgern bzw. Unternehmen und Organisationen durch den Einsatz von digitalen Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT).

In der Stadtverwaltung Aschaffenburg sind es insbesondere folgende Projekte, die im Rahmen des E-Government von uns umgesetzt werden

E-Rechnung

ZUGFeRD ist eins der neuen Zauberwörter in einer digitalisierten Verwaltung! Denn ZUGFeRD und xRechnung sind Formate der digitalen Rechnungsstellung, die im Rahmen des E-Government auch im Aschaffenburger Rathaus Einzug halten. Das elektronische Rechnungseingangsbuch zur Verarbeitung dieser Rechnungen in der hiesigen Verwaltung einzuführen stellt eines der größeren Projekte der kommunalen Digitalisierungsstrategie dar. Dieses beruht im Übrigen auf dem E-Rechnungsgesetz, denn seit dem 18.4.2020 sind deutsche Kommunen verpflichtet, E-Rechnungen (im Oberschwellen-Bereich) empfangen und verarbeiten zu können.

OZG

Ein weiteres Digitalisierungsprojekt mit einem sehr hohen Stellenwert ist die Umsetzung des sogenannten Onlinezugangsgesetzes. Es verfolgt nichts weniger als die Bereitstellung aller Verwaltungsleistungen in Form von Online-Diensten bis Ende des Jahres 2022. Dabei umfasst es sowohl die eigene Umsetzung der Dienste, wie auch den Zukauf von Diensten und die Nutzung von „Einer für Alle“-Dienste im Netzwerk.

Dokumenten-Abholstation

An sieben Tagen in der Woche rund um die Uhr die Möglichkeit haben, die beantragten Dokumente abzuholen? Wir arbeiten mit Hochdruck daran, diesen Service für Sie möglich zu machen! Im Moment läuft hierzu das entsprechende Ausschreibungsverfahren, um eine Dokumentenabholstation schnellstmöglich Realität werden zu lassen. Zukünftig können Sie dann bereits bei der Beantragung, ähnlich wie bei einer Paketstation, vereinbaren, ob das Dokument in der entsprechenden Abholstation für Sie hinterlegt werden soll. Ein weiterer smarter Weg, Dienste des Rathauses zeitunabhängig zur Verfügung zu stellen und Verwaltungsabläufe noch kundenfreundlicher zu gestalten.

E-Akten

Eine weitestgehend papierlose Verwaltung ist eine der wichtigen Antriebsfedern unserer Digitalisierungsstrategie. Die Einführung von E-Akten aus Fachverfahren stellt hier einen gewichtigen Faktor zur zielgerichteten Umsetzung dar. In der Praxis werden hierzu digitale Schnittstellen von Fachsoftware zu einem Dokumenten Managementsystem geschaffen, die gewährleisten, dass alle Dokumente sicher digital abgelegt werden können und jederzeit abrufbar sind.

Die sukzessive Umsetzung dieses Prinzips läuft bereits und wird von uns stetig ausgebaut. So sind E-Akten beispielsweise bereits im Zulassungswesen, Meldewesen, Führerscheinwesen sowie vielen weiteren Bereichen im Einsatz.

Dokumenten-Managementsystem

Das oben angesprochene Dokumenten-Managementsystem wird ebenfalls im Rahmen der Transformation hin zu einer papierlosen Verwaltung eingeführt. Nicht nur E-Akten aus der Fachsoftware, sondern auch alle anderen Verwaltungsprozesse im Rathaus werden durch dieses System digital gespeichert und aufbewahrt – mit Sicherheit! Dank der Unterstützung des Stadt- und Stiftsarchives wird im Rahmen dieses Projektes eine standardisierte Ablage für jedes Amt der Aschaffenburger Verwaltung erarbeitet und in Betrieb genommen.